Автоматизация в области учета, ведения и регистрации патентов

Решаемые задачи

Центр «Биоинженерия» проводит различные исследования в области биотехнологий, в том числе занимается разработкой и созданием изобретений и полезных моделей, селекцией новых видов растений, а также дальнейшим их патентованием. В связи с большим количеством уже зарегистрированных патентов и растущим количеством новых изобретений и селекционных достижений, требующих патентования, руководством организации было принято решение о создании системы, позволяющей автоматизировать процесс работы с патентами.

Создаваемый компонент системы должен обладать следующими возможностями:

1. Ведение базы данных по патентам
2. Автоматическая постановка задач, связанных с регистрацией и продлением действия патентов
3. Автоматическая генерация следующих документов:
1. Заявка на выдачу патента
2. Ходатайство на проведение экспертизы по существу
3. Служебная записка на оплату пошлины
4. Сопроводительное письмо

Процесс создания подсистемы, так же, как и процесс создания подсистемы «Конкурсы и котировки» был разделен на следующие этапы:

1. Изучение процессов работы с патентами, описание процессов с использованием методологии ARIS;
2. Разработка схемы базы данных с использованием конструктора Intaro CRM Designer;
3. Разработка хранимых процедур, необходимых для нормального функционирования системы в рамках описанной логики;
4. Создание шаблонов документов, используемых при работе с патентами, и написание кода обработки для автоматической генерации и заполнения данных документов.

Процесс создания подсистемы, так же, как и процесс создания подсистемы «Конкурсы и котировки» был разделен на следующие этапы:

1. Изучение процессов работы с патентами, описание процессов с использованием методологии ARIS;
2. Разработка схемы базы данных с использованием конструктора Intaro CRM Designer;
3. Разработка хранимых процедур, необходимых для нормального функционирования системы в рамках описанной логики;
4. Создание шаблонов документов, используемых при работе с патентами, и написание кода обработки для автоматической генерации и заполнения данных документов.

Описание процессов работы с патентами с использованием методологии ARIS

Процесс патентования изобретений, полезных моделей, а также селекционных достижений регулируется нормативными документами, такими как Патентный закон РФ № 3517-I и Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 N 230-ФЗ - Часть 4 параграф 5. Для создания системы были проанализированы указанные ранее нормативные документы, кроме того, учитывался опыт работы организации в данной области.

Процесс получения патента состоит из нескольких шагов:
— подача заявки на получение патента
— проведение формальной экспертизы (проводится патентным ведомством)
— подача ходатайства на проведение экспертизы по существу
— проведение экспертизы по существу (проводится патентным ведомством)
— получение патента
Для ускорения процесса получения патента шаги 1 и 3 могут быть объединены.

Все этапы получения патента были описаны с использованием методологии ARIS. Ниже приведено несколько созданных процессов.

Подача заявки на получение патента

Построение схемы базы данных

После согласования описанных процессов, была спроектирована схема базы данных системы автоматизации. База данных должна содержать всю информацию о ранее полученных и планируемых патентах, также необходимо хранить записи о всех создаваемых в системе документах. Конструктор Intaro CRM Designer позволяет задать все необходимые таблицы, задать связи между ними, а также настроить параметры вывода таблиц и столбцов в системе.

>

Схема данных

Разработка хранимых процедур

В системе были созданы хранимые процедуры, позволяющие отслеживать сроки оплаты текущих патентов, сообщать пользователю о необходимости внесения оплаты или о скором окончании действия патента.

Создание шаблонов документов

В системе предусмотрены процедуры, позволяющие с использованием шаблонов создавать наиболее часто используемые документы, такие как заявка на выдачу патента, служебные записки, сопроводительные письма и ходатайства. Примеры создаваемых с использованием шаблонов, документов, приведены ниже.

Пример формируемого документа. Ходатайство.

Итоги

В результате данной работы в Центр «Биоинженерия» РАН была внедрена система Intaro Evolution. Система успешно решает следующие задачи:

1. Ведение базы данных по котировкам и конкурсам
2. Автоматическая постановка задач, связанных с ведением котировок и конкурсов
3. Автоматическая генерация следующих документов:
1. Служебная записка
2. Таблица (спецификация)
3. Проект ГК
4. Конкурсная документация
5. Извещение о проведении котировки или конкурса
6. Протокол заседания комиссии
4. Ведение базы данных по патентам
5. Автоматическая постановка задач, связанных с регистрацией и продлением действия патентов
6. Автоматическая генерация следующих документов:
1. Заявка на выдачу патента
2. Ходатайство на проведение экспертизы по существу
3. Служебная записка на оплату пошлины
4. Сопроводительное письмо
7. Ведение базы данных по входящей и исходящей корреспонденции
8. Автоматическая постановка задач, связанных с подтверждением получения корреспонденции
9. Автоматическая генерация журнала учёта корреспонденции